Hallituskuvaukset

Hallituskuvaukset

Hallituskuvaukset

 

Hallituksen jäsen

Hallituksen jäsen osallistuu viikoittaisiin hallituksen kokouksiin, päivystää sekä Toimistolla että Kraatterilla, oikolukee pöytäkirjat ja on perillä kokouksissa puhutuista asioista, hoitaa oman vastuualueensa tehtävät ja auttaa muiden hallituslaisten tehtävissä, sekä osallistuu aktiivisesti yhdistyksen edustamiseen ja tapahtumien järjestämiseen.

 

Puheenjohtaja

Puheenjohtajan tehtävänä on huolehtia kokonaisuudesta, eli siitä, että yhdistys toteuttaa yhdistyksen perustehtävää.

Puheenjohtaja johtaa ja valvoo sekä kehittää hallituksen työskentelyä ja tehtyjen päätösten toteuttamista, huolehtii työnjaosta ja tukee yhdistyksen toimihenkilöiden työtä, luo aktiivista ja innostunutta henkeä koko yhdistykseen, rohkaisee ja kannustaa osallistumaan, johtaa yhdistyksen ja hallituksen toimintaa, hoitaa ja seuraa yhdistyksen taloudellisia päätöksiä ja vastaa toiminnan kehittämisestä.

Puheenjohtaja johtaa hallituksen työskentelyä, kutsuu hallituksen kokoukset koolle, johtaa puhetta hallituksen kokouksissa, vastaa siitä, että pöytäkirja laaditaan ja allekirjoittaa yhdistyksen asiakirjat, toimii yhdistyksen nimenkirjoittajana ja edustaa yhdistystä.

 

Varapuheenjohtaja

Yhdistyslaissa ei ole mainintaa varapuheenjohtajasta, mutta käytännön yhdistystoiminnassa varapuheenjohtajan tehtävä on välttämätön. Varapuheenjohtaja on mainittu yhdistyksemme säännöissä, joten se on yhdistyksellemme välttämätön.

Varapuheenjohtajan tehtävä on toimia puheenjohtajan sijaisena silloin, kun tämä on estynyt hoitamaan tehtäväänsä. Varapuheenjohtaja voi siten kutsua kokouksen koolle sekä johtaa kokousta. Hyvää käytäntöä on se, että varapuheenjohtaja säännöllisesti avustaa puheenjohtajaa eri tehtävissä. Hänelle voidaan myös antaa erityisvastuu yhdistyksen joidenkin alueiden seuraamisesta ja avustamisesta.

Varapuheenjohtajalla pitää olla tiedot ja taidot toimia puheenjohtajana, ja varapuheenjohtajalla on hyvä olla jokin erityisvastuu yhdistyksessä.

 

Taloudenhoitaja

Taloudenhoitaja hoitaa yhdistyksen raha-asioita. Hän huolehtii rahasta, kuiteista, pankkiasioista ja laskujen maksamisesta. Taloudenhoitaja hoitaa myös kirjanpidon ja tekee tilinpäätöksen sekä vastaa kirjanpitokirjojen ja tositemateriaalin säilyttämisestä ja arkistoinnista.

Taloudenhoitajan tehtäviin kuuluu hoitaa yhdistyksen taloutta tehtyjen päätösten mukaisesti ja esitellä talouteen liittyvät asiat (tilinpäätöksen, talousarvion, laskelmat jne.) yhdistyksen kokoukselle. Taloudenhoitaja huolehtii menojen suorittamisesta sääntöjen ja päätösten mukaisesti, sekä seuraa tulojen kertymistä.

 

Sihteeri

Sihteerin tehtävät ovat pääasiassa kirjallisia käytännön tehtäviä. Sihteeri työskentelee tiiviisti yhdessä puheenjohtajan kanssa. Vaikka sihteeri yleensä kirjoittaa pöytäkirjan, lain mukaan puheenjohtaja vastaa siitä, ja sen vuoksi puheenjohtaja myös allekirjoittaa sen.

Sihteerin tehtäviin kuuluu huolehtia kokousten osallistujalistasta, avustaa puheenjohtajaa kokouksessa (kirjaa puheenvuoropyynnöt, kirjaa tehdyt ehdotukset ja kannatukset ym.) ja kirjoittaa kokousten pöytäkirjat.

 

Tiedottaja

Tiedottajan tehtävä on kertoa jäsenistölle, mitä on tapahtumassa ja mitä tapahtuu juuri nyt. Toiminnasta kerrotaan avoimesti ja tasa-arvoisesti kaikille jäsenille.

Tiedotus jäsenistölle hoidetaan pääasiassa Kinfo-sähköpostilistan kautta. Tiedottaja välittää KK-info-nimisen koosteen tulevista tapahtumista, saunavuoroista ja hallituksen kokouksen päätöksistä Kinfolle kootusti kuukauden alussa. Lisäksi tiedottaja välittää Kinfolle joka lauantai Lauantailätinät-nimisen koosteen kursseista, työpaikoista ja muiden järjestöjen tapahtumista sekä hallituksen seuraavasta kokouksesta. Myös Hybridin ja Loimun viestit sekä oman alan työpaikkailmoitukset välitetään suoraan Kinfolle tiedottajan toimesta.

 

Piltti- ja tuutorivastaava

Piltti- ja tuutorivastaavan tehtävä on järjestää orientaatioviikon ohjelma ja huolehtia, että tuutorit hoitavat tehtävänsä yhdistyksen etujen mukaisesti. Piltti- ja tuutorivastaava huolehtii, että uusille opiskelijoille järjestetään orientaatioviikon aikana iltaisin tapahtumia, jotta heidät saadaan heti mukaan yhdistyksen toimintaan. Lisäksi piltti- ja tuutorivastaava järjestää pilteille Kastajaiset yhdessä muun hallituksen kanssa. Kastajaisia vasten varataan kesän aikana tila sekä bussikuljetukset. Piltti- ja tuutorivastaava vastaa myös pilttipassin taittamisesta ja painosta, sekä pilteille Hybridi ry:n toimesta jaettavien pilttikassien kokoamisesta yhdessä Hybridin vastaavan kanssa. Piltti- ja tuutorivastaava huolehtii, että piltit saavat järjestettyä Kostajaiset. Lisäksi piltti- ja tuutorivastaava toimii tiedekunnan välikätenä kevään tuutorihaussa.

 

Sosiaalipoliittinen vastaava

Sosiaalipoliittinen vastaava huolehtii, että yhdistyksessä ylläpidetään hyvää ilmapiiriä ja yhteisöllisyyttä. Sosiaalipoliittinen vastaava laatii yhdessä muun hallituksen kanssa kerran vuodessa yhdistyksen toimintaa kartoittavan jäsenkyselyn.

 

Koulutuspoliittinen vastaava

Hallituksessa on nimitettynä biokemian ja kemian laitosten tutkinto-ohjelmille omat koulutuspoliittiset vastaavat. Koulutuspoliittisten vastaavien tehtävänä on hoitaa yhteydenpito laitoksiin ja yliopistohallintoon, pitää yhteyttä hallinnon opiskelijaedustajiin ja tukea näitä edunvalvontatehtävissä sekä vastata yleisesti opintoasioiden seuraamisesta ja kehittämisestä. Lisäksi koulutuspoliittiset vastaavat osallistuvat laitosten palautejärjestelmien kehittämiseen ja palautteen analysointiin.

Kemian koulutuspoliittinen vastaava on aloittanut kauden 2018 aikana kopokahvit, joissa koulutuspoliittinen vastaava ja muut kiinnostuneet tapaavat laitoksen opetushenkilökuntaa. Biokemialle kehitetään vastaavia.

 

Tapahtumavastaava

Tapahtumavastaavien tehtävänä on järjestää erilaisia bileitä sekä tapahtumia kuten sitsejä, rastikierroksia ja etkoja sekä yksin että yhteistyössä muiden ainejärjestöjen kanssa. Tapahtumavastaavat ovat yhteydessä muihin järjestöihin, varaa päivän ja tilat sekä keksii teeman, hankkii merkin ja huolehtii markkinoinnista, kuten Facebook-tapahtumista ja julisteista. Bileisiin hankitaan lipunmyyjät ja ohjelma, sekä sitseille kaikki tarjoilut ja koristelut.

Yhdistys järjestää ainakin seuraavat tapahtumat: Kostajaiset, Kuohuviinitanssiaiset, Jääräsitsit, Grillisitsit, Piltti- ja fuksibileet, Kastajaiset, Pilttisitsit, Kaljaviesti, HTM-sitsit, Kaamosbileet, Pikkujoulut, Viimeisen tentin bileet, sekä kuukausittaisia Afterwork-tilaisuuksia.

 

Yritysyhteistyövastaava

Yritysyhteistyövastaavan tehtävänä on hoitaa yhteydenpito yritysten kanssa, sekä järjestää ekskursio. Yritysyhteistyövastaava hankkii yhdistykselle sponsoreita sekä järjestää alkuvuodesta Kemian Kesätyöpäivät yhteistyössä paikallisten yritysten ja bioalan ja kemian alan järjestöjen kanssa.

 

Kansainvälisyysvastaava

Kansainvälisyysvastaava järjestää kansainvälisille opiskelijoille tapahtumia joko yksin,  yhteistyössä Hybridin tai sen jäsenjärjestöjen kanssa. Kansainvälisyysvastaava huolehtii, että yhdistyksen toimintaa esitellään TYYn järjestämissä kansainvälisille opiskelijoille suunnatuissa tapahtumissa ja laitosten järjestämissä infotilaisuuksissa, ja että yhdistykseltä löytyy päivitetty esittely TYY Guide for Students -oppaassa. Kansainvälisyysvastaava ylläpitää kansainvälisille opiskelijoille Facebook-ryhmää, jonne päivitetään tietoa yhdistyksen tapahtumista ja toiminnasta englanniksi. Kansainvälisyysvastaava huolehtii yhdessä muun hallituksen kanssa, että nettisivuilla ja viestinnässä on kaikki oleellinen tieto käännettynä myös englanniksi, paitsi jos ne eivät suoraan koske kansainvälisiä opiskelijoita.

 

Toimistovastaava

Toimistovastaavan pääasiallinen tehtävä on ylläpitää Toimistolla käytettäviä tuotteita, eli käytännössä ostaa tarvittaessa esimerkiksi kahvia, teetä ja jätesäkkejä. Toimistovastaavan tehtävänä on huolehtia, että tuotteiden hankinnassa pysytään yhdistyksen kokouksen hyväksymän talousarvion rajoissa. Lisäksi toimistovastaava avustaa muuta hallitusta kaikissa tapahtumiin tehtävissä hankinnoissa.

 

Liikunta- ja kulttuurivastaava

Liikunta- ja kulttuurivastaavan tehtäviin kuuluu järjestää viikoittainen liikuntavuoro yhteistyössä muiden yliopiston järjestöjen kanssa, sekä erilaisia lajikokeiluja. Liikunta- ja kulttuurivastaava järjestää vierailuja kulttuurikohteisiin, näyttelyihin, teatteriesityksiin sekä muihin vastaaviin tapahtumiin jäsenistön osoittaman mielenkiinnon mukaan. Yleensä tämä tarkoittaa sitä, että keväisin mennään ainakin katsomaan HybridiSpeksiä. Lisäksi liikunta- ja kulttuurivastaava järjestää osallistumisen erilaisiin opiskelijaturnauksiin jäsenistön mielenkiinnon mukaan.

 

IT-vastaava

IT-vastaava ylläpitää yhdistyksen kotisivuja ja sähköpostilistoja sekä Toimistolla olevaa tietokonetta, joka on jäsenistön vapaassa käytössä. IT-vastaava on yleensä samalla tietosuojavastaava, joka huolehtii jäsenrekisterin GDPR:n mukaisesta ylläpidosta.

 

Päätoimittaja

Päätoimittaja tai päätoimittajat vastaavat yhdistyksen Tykki-lehden toimittamisesta, taitosta ja painattamisesta. Lehti ilmestyy neljästi vuodessa ja yksi lehdistä on Piltti-Tykki. Lehden taittaminen vie aikaa yleensä 1-2 viikkoa lehden sisällöstä riippuen. Lehdet löytyvät myös nettisivuiltamme sähköisinä versioina ja päätoimittajien tehtävä on huolehtia, että lehdet päätyvät nettisivuille ajallaan.

 

Tekstiili- ja tarvikevastaava

Tekstiili- ja tarvikevastaava hoitaa yhdistyksen tekstiili- ja tarviketilaukset. Vuosittain tilattavia vaatteita ovat haalarit ja laboratoriotakit, sekä tarvittaessa hupparit. Tekstiili- ja tarvikevastaava perustaa haalaritoimikunnan syksyn alussa ja on ennen tätä yhteydessä haalareiden valmistajiin ja selvittää päivämäärän, jolloin mahdollisten sponsoreiden logojen tulee olla painossa, jotta haalarit saadaan hyvissä ajoin ennen Kaamosbileitä. Tekstiili- ja tarvikevastaava rekrytoi haalaritoimikuntaan pilttejä, jotka hankkivat sponsoreita haalareiden kulujen kattamiseksi.

 

Ympäristövastaava

Ympäristövastaava huolehtii Toimiston siisteydestä sekä ottaa huomioon ympäristöasiat, kuten jätteiden hävityksen ja käsittelyn yhdistyksen toiminnassa, kuten tapahtumien järjestämisessä. Ympäristövastaava on välikätenä hallituksen ja jäsenistön välillä, mikäli jäsenistöllä on yhdistyksemme ympäristöasioihin liittyviä huolenaiheita. Tämä pesti on yleensä yhdistettynä johonkin toiseen hallituspestiin.

 

Yhdenvertaisuusvastaava

Yhdenvertaisuusvastaavan tehtävänä on huolehtia, että jokaisella yksilöllä on turvallinen ja hyvä olo järjestön sisällä. Käytännössä yhdenvertaisuusvastaava ylläpitää palautemahdollisuuksia sekä luo ja valvoo yhdenvertaisuuden toteutumista. Osaltaan yhdenvertaisuusvastaava myös vastaa järjestötilan turvallisemman tilan periaatteiden luomisesta ja toteutumisesta. Yhdenvertaisuusvastaava ei ole vastuussa tämän toteutumisesta yksin, vaan on tärkeää, että jokainen järjestön hallituslainen ja toimija ottaa yhdenvertaisuuden vakavasti ja edistää osaltaan sen toteutumista. Tämä pesti on yleensä yhdistettynä johonkin toiseen hallituspestiin.