Rekisteriseloste

Rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10 §

Rekisterin pitäjä:

Turun Yliopiston Kemistit TYK ry
Arcanum
Vatselankatu 2
20014 Turun yliopisto

Rekisteriasioista vastaava henkilö

Turun Yliopiston Kemistit TYK ry:n IT-vastaava
Yhteystiedot löytyvät osoitteesta http://tykry.fi/yhdistys/hallitus/

Rekisterin nimi

Turun Yliopiston Kemistit TYK ry – Jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

Yhdistyksen jäsenyyksien hallintaan (yhdistyslain 3. luvun 11 §:n tarkoittama jäsenluettelo), yhdistyksen toiminnasta tiedottamiseen (osoitetiedot, sähköpostiosoite),  yhdistyksen jäsenen vaalikelpoisuuden varmistamiseen (koulutusohjelma).

Rekisterien tietosisältö

Jäsenrekisteri pitää sisällään jäsenen nimen, kotikunnan, koulutusohjelman ja sähköpostiosoitteen. Vuosijuhlakutsujen lähettämistä varten seniorijäsenet voivat luovuttaa osoitetietonsa käyttöömme.

Tapahtumia varten voidaan kerätä nimi, sähköpostiosoite, koulutusohjelma, seurue- ja allergiatietoja. Tiedot poistetaan heti tapahtumien jälkeen.

Ainejärjestölehti Tykkiin kerätään nimitietoja ja kuvia. Lehti löytyy sähköisenä yhdistyksen kotisivuilta.

Säännönmukaiset tietolähteet

Kaikki jäsentiedot kerätään jäseniltä liittymisen yhteydessä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta kenellekään kolmannelle osapuolelle ilman jäsenen suostumusta.

Tietojen säilytys

Rekisteritiedot poistetaan vuosittain henkilöiltä, jotka eivät ole maksaneet kuluneen vuoden jäsenmaksua.
Rekisteritiedot poistetaan myös, kun henkilö pyytää niiden poistamista lähettämällä sähköpostia rekisterissä olevasta sähköpostiosoitteesta tai kirjallisesti rekisteriä hoitavalta henkilöltä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tiedot säilytetään tietojärjestelmässä, johon on pääsy vain rajatulla joukolla. Joukko pitää sisällään jäsenrekisterin ylläpidon kannalta välttämättömät henkilöt eli TYK ry:n istuvan hallituksen (kts. ”Rekisteriasioista vastaava henkilö”). Rekisterijärjestelmä on suojattu salasanalla.